acessibilidade

Início do conteúdo da página
Última Atualização: 22/02/2021

Portaria Interministerial nº 1677 de 07 de Outubro de 2015  Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Portaria nº 1.042, de 17 de Agosto de 2012  - Aprova o Manual de Gestão de Documentos,  devendo ser observado por todos os órgãos do Ministério da Educação.

Portaria Normativa nº 05 , de 19 DE dezembro de 2002 - Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 -  Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Lei nº 9.784 , de 29 de janeiro de 1999 -  Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal.


INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 13, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2020 - Dispõe sobre as regras e procedimentos para a atribuição de código e para o cadastramento das unidades protocolizadoras no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.


https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/coletanea-da-legislacao-arquivistica-e-correlata-1/CONARQ_legarquivos_julho_2020_dez_2020_pdf.pdf


Fim do conteúdo da página

  INFORMES

Nenhum informe no momento!

    AGENDA DE EVENTOS

Nenhum evento no momento!

    Perguntas Frequentes

Durante o caminho que percorre um caderno processual, muitas vezes é necessário solicitar a ciência de pessoas para que tome conhecimento do que está sendo produzido. A tela a seguir mostra o ícone onde é possível encontrar essa opção:


Ela também está disponível no ícone do filtro, conforme imagem abaixo:



Ao clicar na opção “solicitar ciência em processo”, uma tela sobreposta abrirá para você buscar pelo nome dos interessados. Veja as opções que aparecem:

Permite acesso restrito: opção que permite apenas dar ciência no processo, com limitação ou permissão de leitura em documentos restritos, sem possibilidade de incluir novos documentos.

Permitir adição de documentos: permite ao usuário, além de dar ciência no processo, adicionar mais documentos na composição do processo.
 

 

E como pode ser visualizado os processos para ciência? Na tela a seguir, temos o caminho:


 

 

Abra o documento avulso ou documento dentro do processo. No menu na parte superior esquerda do documento há a opção de um cadeado, em destaque na imagem abaixo:




Clicando nesse cadeado o sistema exibirá a janela abaixo para a alteração.



Observação Importante: Somente o chefe da unidade criadora do documento pode realizar essa alteração. O chefe precisa possuir os acessos: RECEBER PROTOCOLO, ENVIAR PROTOCOLO, CADASTRAR DOCUMENTO e CADASTRAR PROTOCOLO.

 

É possível o cadastro de servidores para a abertura de processos no Módulo Protocolo, mediante solicitação da autoridade competente da Unidade Acadêmica à Divisão de Protocolo, nos termos do art. 10 da Portaria 509/2019 que estabelece os procedimentos para utilização do SIG-SIPAC – Módulo Protocolo da Universidade Federal da Grande Dourados - UFGD. Para tanto, a autoridade precisa solicitar atrvés do e-mail protocolo@ufgd.edu.br à Divisão de Protocolo o cadastro do perfil CADASTRAR PROCESSO no SIGADIM.
 

Os processo abertos precisam ter como documento inicial o TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO, com modelo disponível em "CARREGAR MODELO". Todas as informações do modelo precisam ser inseridas.

É possível o cadastro de processos antigos no SIPAC, para isso o usuário precisa do cadastro do perfil CADASTRADOR_PROCESSO_ANTIGO no SIGADIM. processos físicos antigos precisam ser cadastrados no SIPAC mantendo o mesmo número, mesmo interessado, e conteúdo fidedigno ao contido no referido processo físico (folhas e documentos). O tipo de conferência a ser utilizado é o “CÓPIA AUTENTICADA ADMINISTRATIVAMENTE”. Caso o intuito do setor com a inclusão do processo no SIPAC seja o encerramento do trâmite físico do mesmo, depois de adicionados todos os documentos físicos, deve ser juntado ao processo um documento chamado "Termo de Encerramento de Trâmite Físico". O qual já dispõe de modelo no SIPAC. Para a digitalização dos documentos devem ser seguidos os padrões técnicos mínimos exigidos no DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020.

ORIENTAÇÕES MAIS DETALHADAS PARA  A ABERTURA DE PROCESSOS ESTAM DISPONIVEIS NA NOSSA PÁGINA: https://files.ufgd.edu.br/arquivos/arquivos/78/PROTOCOLO/A%20Divis%C3%A3o/ORIENTA%C3%87%C3%95ES%20PARA%20ABERTURA%20DE%20PROCESSOS.pdf
 

Acesse: SIPAC→ Módulos → Protocolo → Mesa VirtualDocumentos Cadastrar Documento

Para solicitar o cadastro a unidade interessada deve encaminhar o modelo do documento em arquivo de texto editável para o e-mail da Divisão de Protocolo Geral (protocolo@ufgd.edu.br). A Divisão fará o cadastro do documento no SIPAC.

Depois de cadastrado pela DIPROGE, no momento do cadastro do documento o usuário preenche o campo “TIPO DE DOCUMENTO”, escolhe a opção “ESCREVER DOCUMENTO” e “CARREGAR MODELO”, conforme imagem abaixo:

- O usuário acessa: SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Mesa Virtual → Cadastrar Processo.

- Preenche os dados solicitados pelo SIPAC - Observação: o único dado que pode ser alterado depois que o processo estiver aberto é o tipo de processo;

- O próximo passo será Informar Documento, em que deve ser cadastrado o termo de abertura do processo, que deve ser o primeiro documento do processo. Deve ser utilizado modelo de template pré-cadastrado “TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO” (todos os campos do modelo devem ser preenchidos) e o mesmo deve ser assinado e inserido no processo. Podem ser inseridos outros documentos se necessário. Após inserir os documentos selecionar a opção continuar;

- Na tela seguinte, devem ser inseridos os dados do interessado – Observação: se a solicitação for relacionada a progressão funcional ou por capacitação, turnos contínuos, ou seja, vida funcional do servidor o mesmo deve ser cadastrado como interessado. Nos demais casos cadastrar a Unidade como interessado.

- Na tela seguinte são solicitados os dados da movimentação do processo. Na opção destino, selecionar a opção outra unidade e inserir a unidade de destino, preencher as demais informações e confirmar, caso estejam corretas.

- Na tela seguinte são apresentados os dados gerais do processo para confirmação.

Para que um servidor possa acessar e visualizar Memorandos Eletrônicos recebidos na unidade ele deve estar incluído na permissão de leitura de memorandos.

Essa permissão é concedida pelo chefe da unidade acessando: SIPAC > MÓDULO PROTOCOLO>MESA VIRTUAL>MEMORANDOS>GERENCIAR PERMISSÃO DE LEITURA NA UNIDADE.
 

O chefe da unidade deve encaminhar e-mail à Divisão de Protocolo Geral (protocolo@ufgd.edu.br) solicitando o cadastro. O e-mail deve conter as seguintes informações:

- Nome completo do servidor;

- Unidade de lotação;

- Indicar as unidades extras a qual o servidor precisa de acesso, se necessário. Por exemplo, um servidor que vá movimentar processos em uma divisão, na qual é lotado, e além disso vai movimentar processos de uma seção subordinada a essa divisão, será necessária a solicitação do cadastro da seção com unidade extra.

Observação: se o acesso solicitado for para servidor que ocupa função de chefe ou substituto de unidade encaminhar também a Portaria de Nomeação.
 

A DIPROGE somente realiza abertura de processo novo, por meio de encaminhamento via SIPAC - por parte do setor demandante - do Pedido de Abertura de Processo como documento avulso, com todas as informações do modelo (template) devidamente preenchidas.
Para cadastrar o documento acesse: SIPAC > MÓDULOS > PROTOCOLO> MESA VIRTUAL > DOCUMENTOS > CADASTRAR DOCUMENTO.  Devem ser preenchidas as seguintes informações:

- O tipo de documento: "PEDIDO DE ABERTURA DE PROCESSO";

- Natureza do Documento: "OSTENSIVO";

- Assunto Detalhado: Detalhar o assunto conforme a necessidade;

- Forma de Documento: Escolher a opção "Escrever Documento" e após "Carregar Modelo". Preencher todas as informações do modelo que será carregado. O documento deve ser assinado e escolhida a opção "Continuar".

- Na próxima tela é possível anexar documentos (não é obrigatório);

- Na sequência devem ser inseridos os interessados e na próxima tela os dados de movimentação, que no caso será a “Divisão de Protocolo Geral (11.01.11.05.06)”.

- A última tela é a tela de confirmação. Através da pré-visualização as informações podem ser conferidas. Caso as informações estejam corretas, deve ser escolhida a opção “confirmar”.

A Divisão de Protocolo, recebendo o documento, fará a autuação do processo e devolverá para o solicitante para a juntada dos demais documentos pertinentes.

Observação: Esse é o procedimento a ser utilizado pelas unidades não protocolizadoras.