Inventário
Com base na Instrução Normativa n° 205, de 08 de abril de 1988, o inventário físico é definido como a contagem física e avaliação dos bens patrimoniais existentes em uma unidade administrativa ou setor da administração pública federal.
Segundo a normativa, o inventário físico deve ser realizado anualmente em todas as unidades administrativas e setores da administração pública federal, com o objetivo de verificar a existência, localização e estado de conservação dos bens patrimoniais registrados nos sistemas de controle patrimonial.
O inventário físico deve ser realizado por uma comissão geral composta por no mínimo três servidores públicos designados pela autoridade máxima da unidade administrativa. A comissão deve ser responsável pela organização e execução do inventário físico, bem como pela elaboração do relatório final. Além disso, cada unidade deverá compor a comissão setorial de inventário, responsável pelo levantamento e preenchimento das informações necessárias para posterior conciliação da comissão geral.
O relatório final do inventário físico deve conter informações sobre a quantidade e o valor dos bens patrimoniais encontrados, bem como as eventuais divergências entre o registro patrimonial e o estoque físico. O relatório deve ser encaminhado aos órgãos competentes para a atualização dos sistemas de controle patrimonial.
A normativa estabelece ainda que o inventário físico pode ser realizado de forma parcial em situações específicas, como por exemplo em caso de mudança de gestor, desativação de setor ou unidade administrativa, ou em caso de necessidade de verificação de determinado tipo de bem patrimonial. De acordo com o item 8.1 da IN 205:
8.1. Os tipos de Inventários Físicos são:
a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício.
b) inicial - realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;
c) de transferência de responsabilidade - realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora;
d) de extinção ou transformação - realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora;
e) eventual - realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador.
E-mail: patrimonio@ufgd.edu.br
Horário de Atendimento: 07h00 às 19h00, de segunda-feira a sexta-feira.
Perguntas Frequentes
A Agência Fazendária (Agenfa/Sefaz-MS) nos apresentou nova orientação quanto à remessa de equipamentos para conserto, como segue:
1. Para envio de equipamentos, pertencentes à UFGD, para conserto fora de Dourados/MS, faz-se necessário que o Destinatário (empresa que fará o conserto), emita uma Nota Fiscal de Entrada para conserto/reparo dos bens previamente informados pelo setor demandante.
2. Ao final, após o conserto, emita uma nota fiscal com operação de devolução dos bens que foram para conserto.
Orientamos ainda, repassar ao Destinatário informações completas dos bens a serem enviados, como descrição, quantidade e número de patrimônio (tais informações podem ser solicitadas à Divisão de Patrimônio por e-mail: patrimonio@ufgd.edu.br):
a) Nota Fiscal do equipamento (ou na sua ausência, Guia de Remessa), e;
b) Relatório patrimonial do bem emitido pelo sistema de patrimônio.
Durante a vigência do projeto os bens adquiridos deverão ser registrados no patrimônio da UFGD, tendo como origem, “Bem de Terceiro” – (tombamento provisório); a guarda, conservação, manutenção, e ainda os prejuízos que porventura provierem durante toda a duração do projeto é de total responsabilidade do pesquisador, portanto para que haja um controle efetivo de todos os bens alocados nas dependências da Universidade é vedada a transferência de qualquer equipamento para outro local ou estabelecimento sem prévia e expressa anuência da Divisão de Patrimônio.
Ao término da vigência do projeto de pesquisa ou extensão os bens doados para UFGD, deverão ser encaminhados a Divisão de Patrimônio para a realização do tombamento definitivo e afixação de plaquetas, visto que após esse procedimento o bem deverá ser entregue e lotado na unidade acadêmica ou administrativa em que o projeto está vinculado para uso coletivo e atendimento da comunidade acadêmica em geral, sendo que a guarda, conservação, manutenção, e ainda os prejuízos que porventura provierem durante toda a vida útil do bem é total responsabilidade dos usuários que forem beneficiados com a utilização do equipamento, atendendo aos preceitos das normativas patrimoniais vigentes, em especial à IN 205/88 – SEDAP, no controle da administração patrimonial.
Procedimento Padrão:
O pesquisador deve enviar por e-mail toda a documentação abaixo arrolada para a Divisão de Patrimônio – DPGIM (patrimônio@ufgd.edu.br).
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA:
a) Cópia legível das Notas Fiscais;
b) Cópia de Projeto e/ou Convênio;
c) Termo de Outorga e/ou Aceitação;
d) Formulário para Registro de Bens Patrimoniais de Projeto: assinado digitalmente no SIPAC pelo Coordenador do projeto.
e) Termo de Autorização de Lotação de Carga Patrimonial: assinado digitalmente no SIPAC tanto pelo Coordenador do projeto, quanto pelo Diretor da Faculdade (ou Chefe de Gabinete ou Pró-reitor, a depender da unidade de lotação).
Os modelos dos documentos (d) e (e), a serem preenchidos e assinados, estão disponíveis no site da COGESP em Documentos para baixar: https://portal.ufgd.edu.br/divisao/patrimonio/documentos-baixar
Dúvidas deverão ser sanadas através do e-mail: patrimonio@ufgd.edu.br
Após receber os documentos, a DPGIM enviará e-mail ao pesquisador para agendar o registro fotográfico dos bens. Todos os bens devem ser fotografado pela equipe de patrimônio e as imagens inseridas no processo administrativo.
Após o tombamento, a DPGIM agendará com o pesquisador a afixação das etiquetas nos bens.
Finalmente, a DPGIM enviará por e-mail ao pesquisador o relatório do sistema de patrimônio, comprovando o tombamento.
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA:
1.
- Cópia dos documentos do doador se pessoa física (RG e CPF);
- Cópia da nota fiscal do(s) bens;
2. Termo de Autorização assinada (Diretor/Pró-Reitor) da Unidade acadêmica ou administrativa autorizando o tombamento do Bem, na unidade sob sua responsabilidade; (modelo disponível na sitio do patrimônio) Na aba: Documentos para Baixar - “Termo de Autorização de Carga Patrimonial";
3. Enviar em anexo via memorando eletrônico - (SIPAC) toda a documentação para a Divisão de Patrimônio – DIPAGI, para análise e abertura de processo.
4. Após o recebimento da documentação, a Divisão de Patrimônio entrará em contato com o recebedor do equipamento para agendar o registro fotográfico do bem recebido.
5. Então, será dado prosseguimento ao tombamento dos bens e do despacho de finalização da doação. Em seguida, será feito o termo de transferência para o local indicado no Termo de Autorização e enviado para assinatura eletrônica no SIPAC.
6. Por fim, após os procedimentos realizados, será solicitado ao pesquisador que providencie a assinatura do Termo de Doação, que deverá ser assinado pelo responsável cedente e pelo responsável recebedor (no caso da UFGD, o(a) Reitor(a)). O prazo para a devolução à Divisão de Patrimônio do termo de doação assinado é de 15 dias corridos, a contar do envio da solicitação.
6.1 Termo de doação disponível, no endereço: https://www.ufgd.edu.br/divisao/patrimonio/documentos-baixar. Na aba: Documentos para Baixar - “Termo de Doação”
Dúvidas deverão ser encaminhas para o e-mail patrimonio@ufgd.edu.br
Conforme Instrução Normativa 205/88:
10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando:
10.7.1. Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.
10.7.2. A passagem de responsabilidade deverá ser feita obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.
10.8. Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade.
- Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.
- É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.
§1º O TAC consiste em procedimento administrativo voltado à resolução consensual de conflitos.
...
Art. 2º O TAC somente será celebrado quando o investigado:
...
III - tenha ressarcido, ou se comprometido a ressarcir, eventual dano causado à Administração Pública.
...
Art. 5º A proposta de TAC poderá:
I - ser oferecida de ofício pela autoridade competente para instauração do respectivo procedimento disciplinar;
II - ser sugerida pela comissão responsável pela condução do procedimento disciplinar;
III - ser apresentada pelo agente público interessado.
§ 1º Em procedimentos disciplinares em curso, o pedido de TAC poderá ser feito pelo interessado à autoridade instauradora em até 10 dias após o recebimento da notificação de sua condição de acusado.
...
§ 2º As obrigações estabelecidas no TAC poderão compreender, dentre outras:
I - reparação do dano causado;
A Divisão de Patrimônio assim que possuir conhecimento do fato deverá encaminhar a comunicação através de processo no SIPAC a corregedoria universitária com toda a documentação necessária, solicitando a apuração de responsabilidade e solicitando que após concluído os trâmites de apuração a Divisão de Patrimônio seja informada para que possa tomar as providências cabíveis referente a baixa ou incorporação de novo bem a depender do resultado final.
Fique atento
- Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda. (Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988);
- Todo material permanente da Universidade tem um número de patrimônio. Caso o bem esteja sem nenhuma etiqueta ou marcação, solicite orientação a Divisão de Patrimônio.
- Materiais de projeto devem ser identificados para que não sejam atribuídos patrimônio erroneamente. Durante a execução do projeto, o pesquisador deve solicitar o tombamento provisório no sistema de patrimônio da UFGD.
Solicite ao detentor da carga patrimonial autorização formal para o transporte do bem, visto que, em caso de sinistro o servidor estará amparado com documentos que o ajudarão nos procedimentos administrativos.
Caso o evento envolva deslocamento para outra localidade/cidade, procure a Divisão de Patrimônio para a emissão da Guia de Remessa.
Para isso tenha em mãos a cópia da nota fiscal do produto (solicite a Divisão de Patrimônio, se necessário);
Autorização do detentor da carga patrimonial (solicite ao Diretor/Coordenador Administrativo ou Chefia a qual está vinculado o bem);
Fique atento:
Nunca transporte nenhum bem patrimonial sem autorização, "Bens adquiridos com recursos de projetos - também enquadram-se como bem público"
O Art. 312 do Código Penal Brasileiro tipifica o peculato como "apropriar-se o funcionário público de dinheiro, valor ou qualquer outro bem móvel, público ou particular, de que tem a posse em razão do cargo, ou desviá-lo, em proveito próprio ou alheio".
Toda e qualquer movimentação de bens permanentes entre setores precisa ser transferida no sistema de patrimônio da UFGD, para que este seja fidedigno à realidade das movimentações físicas. Desta forma, antes de transferir um bem, comunique à DPGIM através do e-mail patrimonio@ufgd.edu.br para que seja feito o Termo de Transferência para assinatura dos envolvidos.
Referências:
Art. 70, parágrafo único, CF: "Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária."