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A Divisão


A Divisão de Contratos (DICON) é responsável pelo controle e pela manutenção dos contratos administrativos no âmbito da UFGD, em conformidade com a legislação vigente, tendo como atribuições, entre outras: 

  • Orientar e acompanhar a atuação dos representantes da administração incumbidos da gestão e da fiscalização do cumprimento das obrigações definidas em contratos, prestando apoio aos respectivos gestores e fiscais, em observância às condições pactuadas;
  • Manter atualizado o Manual de Gestão de Contratos e enviá-lo aos respectivos representantes quando de sua designação;
  • Solicitar a indicação de gestor e fiscais de contrato e efetivar, quando requerido, suas substituições;
  • Providenciar os respectivos aditivos ou apostilamento, após manifestação das áreas interessadas e autorização do setor responsável, zelando pelo cumprimento integral de todas as condições estabelecidas;
  • Manter informações referentes aos contratos atualizadas no Sistema de Gestão de Contratos/Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SICON/SIASG), SIPAC e portal da UFGD;
  • Manter controle gerencial, com arquivo atualizado, dos contratos administrativos e dos documentos correlatos;
  • Acompanhar a vigência e os prazos estabelecidos nos contratos e aditivos, notificando os gestores a data de seu término;
  • Encaminhar ao gestor do contrato o processo administrativo contendo todos os documentos referentes à licitação e à celebração do contrato;
  • Instaurar, autuar e acompanhar os processos administrativos relacionados às sanções administrativas das empresas inadimplentes.


CONTATO

contratos@ufgd.edu.br

(67)3410-2717
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    Perguntas Frequentes

Informações gerais e cópia digitalizada dos contratos vigentes da UFGD podem ser consultadas aqui na página da Divisão de Contratos, no link localizado no canto esquerdo da tela, "Contratos Vigentes".

Informações mais detalhadas sobre os contratos vigentes podem ser consultadas no portal do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC através do link http://sipac.ufgd.edu.br/public/jsp/portal.jsf, em Consultas>Contratos>Contratos Administrativos.

O inteiro teor de processos de licitação e contratação iniciados a partir de julho de 2017 também pode ser consultado através do portal do SIPAC acima, informando o número do processo, nome do contratado, CNPJ ou CPF. 

Informações gerais sobre contratos já encerrados podem ser obtidas na página da Divisão de Contratos, na planilha de Contratos encerrados disponível em "Documentos para Baixar" no link localizado no canto esquerdo da tela.

Uma vez designado para ser o gestor ou fiscal de determinado contrato da UFGD, o primeiro passo que o servidor deve tomar é conhecer o respectivo contrato e todas obrigações e prazos nele estabelecidos. É muito importante também conhecer o processo de contratação, notadamente o edital da licitação e o termo de referência/projeto básico do qual resultou a contratação, documentos que podem ser consultados no respectivo processo eletrônico atavés do portal do SIPAC, disponível em http://sipac.ufgd.edu.br/public/jsp/portal.jsf.

É essencial que se conheça o Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD e seus anexos, disponíveis na página da Divisão de Contratos no link "Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos", https://portal.ufgd.edu.br/divisao/contratos-prad/manual-de-gestao-e-finalizacao-de-contratos.

É também indicado que se conheça o teor da Lei nº 8.666/93 e da Instrução Normativa nº 5/2017 do Ministério do Planejamento disponível em https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/legislacao/instrucoes-normativas/760-instrucao-normativa-n-05-de-25-de-maio-de-2017.

O gestor do contrato deve acessar SIPAC através do endereço http://sipac.ufgd.edu.br/public/jsp/portal.jsf e, no Módulo Contratos, realizar as operações descritas no Anexo 1 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos disponíves no link "Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos", preparando o sistema para o acompanhamento e execução do objeto do contrato, alem de cadastrar informações e documentos que registrarão todas as ocorrências importantes durante a sua vigência.

Orientamos que gestores e fiscais conheçam o conteúdo dos links da página da Divisão de Contratos, onde se pode encontrar modelos de documentos pertinentes a contratos, fluxos de procedimentos e normas vigentes entre outros.

A Divisão de Contratos/PRAD também atua orientando e fornecendo subsídios aos gestores e fiscais na tarefa de acompanhamento da execução do objeto contratado.

Entendendo necessário, o gestor/fiscal pode agendar um horário para capacitação com a Divisão de Contratos através do ramal 2717, ou do e-mail contratos@ufgd.edu.br, onde receberá orientações gerais sobre como realizar suas atribuições e sobre as responsabilidades no desempenho da atividade. 

Quando o fiscal  verificar o descumprimento de uma obrigação na execução do objeto contratado, deve registrar o ocorrido e informar o gestor do contrato para que este registre a ocorrência e notifique a empresa contratada para regularizar a situação, sob pena de instauração de processo administrativo para apurar a responsabilidade da contratada e eventual aplicação de penalidade. É importante que todos os procedimentos estejam formalizados através de documentos no processo administrativo de contratação.

Maiores detalhes sobre o registro de ocorrências e providências a serem tomadas quando do descumprimento de obrigações contratuais podem ser encontrados nos títulos "7.1.3. Elaboração de Registro de Ocorrências" e "7.1.10. Comunicação com a Contratada" do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD disponível no link "
Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos" localizado no canto esquerdo da página da Divisão de Contratos. 

Nos Anexos 3 e 12 do Manual, são detalhados os adamentos procedimentais para o registro de ocorrências e instauração de processo administrativo para apuração de responsabilidade de empresa contratada.

Um modelo de registro de ocorrências está disponível no Anexo 14 do Manual disponível no mesmo link.


Participe da discussão sobre esse tema e colabore com suas experiências no Fórum de Gestores e Fiscais de Contratos da UFGD, acessando:
https://groups.google.com/a/ufgd.edu.br/d/forum/gestores-e-fiscais-de-contratos-ufgd

Inicialmente, cumpre destacar que os pagamentos de notas fiscais, faturas e boletos referentes a contratos firmados pela UFGD, de processos físicos e eletrônicos devem ser encaminhados pelo SIPAC - Módulo Contratos, através do cadastramento de processo de pagamento envolvendo duas operações no módulo, aba Pagamento:
1ª. Adicionar  Nota Fiscal;
2ª. Cadastrar Processo de Pagamento.

Os procedimentos de cadastramento da nota fiscal e processo de pagamento estão descritos nos títulos 2.25 e 2.29, ou 2.31 do Anexo 1 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos disponível no link "Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos" localizado no canto esquerdo da página da Divisão de Contratos. O procedimento também é detalhado no UFGDNet>Central de Ajuda>SIPAC - Patrimônio Administação e Contratos, através do link https://ajuda.ufgd.edu.br/artigo/635.

No caso das contratações que dispensaram termo de contrato, sendo formalizadas através de ata de registro de preços/nota de empenho, o pagamento de Nota Fiscal não é cadastrado no 
SIPAC - Módulo Contratos, mas pode ser realizado através de processo avulso de pagamento, cujo cadastramento deve ser requerido ao Protocolo.

Em ambos os casos, os processos de pagamento, além da nota fiscal e documentos normalmente encaminhados para pagamento, tais como, relatório mensal de acompanhamento, certidões de regularidade fiscal da contratada, etc., devem conter obrigatoriamente cópia de nota de empenho vigente do respectivo contrato e do despacho da PROAP autorizando a emissão de empenho e posteriores pagamentos.

Maiores informações sobre os procedimentos quanto a pagamentos relativos a contratos estão disponíveis no Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD, nos títulos 7.1.4, 7.1.5, 7.1.6 e 7.1.7, assim como nos seu Anexos 3 e 10, todos disponíveis  no link "Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos".

Participe da discussão sobre esse tema e colabore com suas experiências no Fórum de Gestores e Fiscais de Contratos da UFGD, acessando:
https://groups.google.com/a/ufgd.edu.br/d/forum/gestores-e-fiscais-de-contratos-ufgd

O controle da vigência contratual é indispensável para verificar a necessidade de renovação de prazo, caso haja ainda demanda pelo objeto do contrato.

Conforme estabelecido pelo
Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD em seu título 4.1.2., o gestor do contrato deve verificar com antecedência mínima de meses do término do contrato, a necessidade e possibilidade de sua prorrogação. Para os contratos de mão de obra terceirizada, é recomendável este prazo ser de no mínimo 6 meses.

Os procedimentos a serem adotatos para requerer a renovação do prazo de contrato estão descritos no fluxograma contido no Anexo 11 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD disponível no link 
https://www.ufgd.edu.br/divisao/contratos-prad/manual-de-gestao-e-finalizacao-de-contratos.

Disponibilizamos também modelo de despacho requerendo a renovação contratual na página da Divisão de Contratos no portal da UFGD, Anexo 20 do Manual.

Salientamos a necessidade do cumprimento dos requisitos constantes no modelo e, notadamente, que a empresa cotratada mantenha as condições de habilitação, sobretudo a inexistência de condição impeditiva de contratação com o Poder Público e a regularidade fiscal e previdenciária, e, no que ser refere à verificação da vantajosidade para a Administração, é possível obter maiores informações no Manual de Orientação de Pesquisa de Preços e Cotações, na página da Coordenadoria de Compras https://portal.ufgd.edu.br/coordenadoria/compras/manuais-normas-orientacoes, assim como no Caderno de Logística "Pesquisa de Preços" disponível no endereço https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/cadernos.


Participe da discussão sobre esse tema e colabore com suas experiências no Fórum de Gestores e Fiscais de Contratos da UFGD, acessando:
https://groups.google.com/a/ufgd.edu.br/d/forum/gestores-e-fiscais-de-contratos-ufgd
 

A designação e substituição de gestores e fiscais de contratos é realizada pela Pró Reitoria de Administração - PRAD, por delegação da Reitoria, após indicação feita pelo setor requisitante do objeto da contratação, de acordo com seus procedimentos processuais de trabalho ou de sua estrutura organizacional.

Importante lembrar a necessidade em haver a nomeação de gestor e fiscal substitutos quando possível, de forma que, por quaisquer motivos de afastamento dos titulares, assumem os substitutos.

Indicados e designados apenas gestor e fiscal titulares, um substitui o outro reciprocamente nos afastamentos ou ausências temporários (férias, licenças, etc.), nos termos do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD, Título 4.1.1.
 
Excepcionalmente, a critério do responsável pelo setor demandante e considerando a pouca complexidade do objeto contratado, as funções de gestor e de fiscal poderão recair em apenas um servidor, desde que, no exercício dessas atribuições, fique assegurada a distinção dessas atividades e, em razão do volume de trabalho, não comprometa o desempenho de todas as ações relacionadas à gestão de contratos, nos termos do Manual de Gestão e Fiscalização de contratos da UFGD.

Atenção! Nas situações em que houver atraso ou ausência de indicação de gestor/fiscal pelo setor requisitante, como também em caso de afastamento temporário ou desligamento definitivo do gestor, gestor substituto, fiscal e fiscal substituto, até que seja realizada a nova indicação, a competência dessas atribuições caberá ao responsável pelo setor demandante do objeto da contratação, conforme disposto na Instrução Normativa nº 5/2017 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, Art. 41, § 3º.

Inicialmente cabe observar que os contratos administrativos se encerram pelo decurso do seu prazo estabelecido em cláusula contratual, ou por rescisão contratual nos casos previstos em lei.

Em qualquer dos casos, uma vez encerrado o contrato, o gestor deve verificar se o objeto do contrato foi executado em sua totalidade, verificar se existem pendências, tais como notas fiscais pendentes de pagamento, saldo remanescente de empenho, processo de apuração de responsabilidade por descumprimento de cláusula contratual em andamento, etc.

Havendo sido o objeto do contrato executado em sua totalidade, pagas todas as notas fiscais e não havendo multa aplicada em face da contratada, deve-se solicitar o cancelamento do empenho se houver saldo remanescente.

Sanadas eventuais pendências, o gestor deve emitir o relatório final de acompanhamento do contrato, descrevendo resumidamente todas as ocorrências registradas durante sua execução, tais como se o objeto da contratação foi atingido, os pagamentos efetuados, se houve descumprimento de obrigações etc., juntando o documento no respectivo processo. Um modelo de relatório final de contrato está disponível no Anexo 21 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD.

O respectivo processo de contratação deve ser arquivado provisoriamente por 3 meses no setor demandante do contrato, afim de sanar o surgimento eventual de alguma pendência e ao final ser encaminhado para arquivamento definitivo no Arquivo Institucional. 

O fluxograma constante do Anexo 13 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD, descreve resumidamente os procedimentos e encaminhamentos a serem adotados quando do encerramento do contrato.