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Divisão de Patrimônio



Sobre a Divisão de Patrimônio e Gestão Imobiliária - DPGIM/COGESP/PRAD:

É a Unidade responsável pela execução, controle, registro e tombamento dos bens móveis e imóveis da Universidade, assim como o desfazimento dos bens móveis inservíveis após o término da sua vida útil. 

Principais Atividades desenvolvidas:

  • Controlar e manter seguros, adequadamente, os bens que integram o patrimônio da Universidade;
  • Participar da elaboração de inventários físicos anuais;
  • Prestar assistência à Comissão de Inventário dos Bens Patrimoniais;
  • Acompanhar o processo de tombamento dos bens imóveis;
  • Orientar a preparação dos processos de baixa de bens patrimoniais da Universidade;
  • Fornecer aos órgãos competentes, documentação relativa às variações ocorridas no patrimônio;
  • Acompanhar a movimentação, analisar o uso e vida útil dos bens permanentes, a fim de providenciar a renovação dos estoques necessários;
  • Desenvolver e promover a aplicação das técnicas de previsão, no âmbito da Universidade, de modo a assegurar a manutenção adequada dos estoques;
  • Conferir e verificar se a compra (valor, quantidade, qualidade) está de acordo com os pedidos encaminhados;
  • Controlar os prazos de entrega de material, bem como propor aplicação de multas e outras penalidades, aos fornecedores e prestadores de serviços inadimplentes;
  • Encaminhar à Coordenadoria de Gestão Patrimonial as propostas de planos e programas para melhorias futuras;
  • Realizar procedimentos de avaliação, reavaliação e depreciação;
  • Realizar processo de desfazimento de bens;
  • Realizar conciliação da movimentação de bens patrimoniais com o contábil;
  • Acompanhar a codificação e classificação de bens patrimoniais, conforme sua origem, obedecendo às normas padronizadas;
  • Manter, os dados de entrada e saída do sistema de controle do imobilizado;
  • Proceder à busca de documentação necessária ao tombamento dos bens imóveis, bem como arquivar os processos, escrituras, certidões, plantas, fotografias, croquis e outros elementos indispensáveis à perfeita caracterização e avaliação do bem, pela Seção de Registro e Controle de Patrimônio;
  • Acompanhar os prazos de entrega dos bens adquiridos;
  • Acompanhar os trabalhos de avaliação dos imóveis da União;
  • Controlar e manter seguros adequadamente os bens que integram o patrimônio da Universidade até a sua distribuição aos setores solicitantes;
  • Manter cadastro dos bens móveis, segundo classificação contábil-orçamentária identificando o órgão possuidor, data e forma de incorporação e valor patrimonial;
  • Receber e aceitar o material adquirido, quando for o caso, solicitar exame dos setores técnicos requisitantes ou especializados;
  • Realizar procedimentos incorporação e desincorporação de bens patrimoniais, bem como a distribuição nos setores da UFGD;
  • Encaminhar para apuração de responsabilidade no caso de danificação ou falta de bens patrimoniais, mediante inspeção periódica e levantamento patrimonial anual;
  • Elaborar listas e organizar locais adequados para manter bens móveis ou sucatas, para processar as alienações, cessões, permutas e doações de bens móveis e, informar a PRAD sempre que julgar necessário;
  • Emitir relatórios dos bens patrimoniais;
  • Elaborar os mapas de variação patrimonial decorrentes de incorporação e baixa de bens móveis;
  • Controlar a carga e a movimentação dos bens móveis;
  • Receber, propor recuperação e redistribuir os bens móveis danificados ou devolvidos, e propor a alienação daqueles considerados prescindíveis ou de recuperação antieconômica;
  • Emitir os termos de responsabilidade e obter assinatura da autoridade responsável, dos bens em uso no órgão sob sua chefia ou direção;
  • Incorporar ao patrimônio, os materiais permanentes de produção própria da Universidade;
  • Receber e distribuir as notas de empenho aos fornecedores;
  • Receber, enviar, controlar e arquivar os processos empenhados;
  • Receber, conferir, montar processo das notas fiscais e encaminhá-lo à Coordenadoria de Gestão Orçamentária e Financeira, para pagamento;
  • Informar às unidades solicitantes do recebimento dos bens adquiridos;
Entregas de Bens Permanentes
  • Todas as solicitações de bens permanentes devem ser encaminhadas à PRAD, via memorando eletrônico, que analisará o pedido para posterior providência;
  • Após liberação das solicitações pela PRAD, os pedidos serão atendidos às terças, quartas e quintas-feiras, especificamente, da primeira e terceira semana de cada mês. 


DIVISÃO DE PATRIMÔNIO E GESTÃO IMOBILIÁRIA - DPGIM/COGESP
Fone: (67) 3410-2525/ 2528/ 2531
E-mail: dpgim.cogesp@ufgd.edu.br
Horário de Atendimento: 7h às 19h, de segunda-feira a sexta-feira 

 


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    Perguntas Frequentes

Solicite ao detentor da carga patrimonial autorização formal para o transporte do bem, visto que, em caso de sinistro o servidor estará amparado com documentos que o ajudarão nos procedimentos administrativos.

Caso o evento envolva deslocamento para outra localidade/cidade, procure a Divisão de Contabilidade para a emissão da nota fiscal de transporte. 
Para isso tenha em mãos - a cópia da nota fiscal do produto (solicite a Divisão de Patrimônio);
Autorização do detentor da carga patrimonial (solicite ao Diretor/Coordenador Administrativo ou Chefia a qual está vinculado o bem);

Fique atento:
Nunca transporte nenhum bem patrimonial sem autorização, "Bens adquiridos com recursos de projetos - também enquadram-se como bem público"
O Art. 312 do Código Penal Brasileiro tipifica o peculato como "apropriar-se o funcionário público de dinheiro, valor ou qualquer outro bem móvel, público ou particular, de que tem a posse em razão do cargo, ou desviá-lo, em proveito próprio ou alheio".

No último inventário físico houve uma etapa em que foram atribuídos números patrimoniais por semelhança de descritivo, visto que existiam muitos bens sem a etiqueta de tombamento, essa atribuição gerou uma relação que foi enviada aos setores solicitando que os bens fossem marcados com pincel marcador permanente, com a numeração patrimonial atribuída. 

Caso não tenha realizado esse procedimento, entre em contato com a Divisão de Patrimônio - DPGIM, e solicite a relação de bens sem ficha patrimonial, converse conosco pelos telefones (3410-2525 / 3410-2528 / 3410-2531), ou envie-nos um e-mail: dpgim.cogesp@ufgd.edu.br.

Fique atento 
  • Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda. (Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988);
  • Todo material permanente da Universidade tem um número de tombamento - caso o bem esteja sem nenhuma etiqueta ou marcação - solicite orientação a Divisão de Patrimônio. 

A Instrução Normativa nº. 04, de 17 de fevereiro de 2009, da Controladoria-Geral da União, veio estabelecer o chamado Termo Circunstanciado Administrativo (TCA), aplicável como medida de desburocratização administrativa, oferecendo alternativa para apuração disciplinar em hipóteses de dano ou extravio de bem público de pequeno valor.

Nos termos da IN CGU nº. 04/2009, o Termo Circunstanciado Administrativo (TCA), deverá ser lavrado pelo chefe do setor responsável, devendo, após concluído, ser encaminhado à autoridade máxima da unidade de lotação do servidor, a qual decidirá quanto ao acolhimento da proposta. No julgamento, caso a autoridade responsável conclua que o extravio ou o dano ao bem público decorreu do uso regular deste ou de fatores que independeram da ação do agente, a apuração será encerrada e os autos serão encaminhados ao setor administrativo responsável para prosseguir quanto aos demais controles patrimoniais internos, (envio de memorando a coordenadoria de Gestão Patrimônial - COGESP, do TCA,  devidamente preenchido com justificativa da decisão assinado pela autoridade competente). Ao contrário, se verificado que o dano ou o extravio do bem público resultaram de conduta culposa do agente, o encerramento da apuração para fins disciplinares estará condicionado ao ressarcimento ao erário do valor correspondente ao prejuízo causado.

O formulário poderá ser baixado na aba da COGESP - Documentos para baixar - acessando o link: https://www.ufgd.edu.br/coordenadoria/cogesp/documentos-baixar

 
Caracterizada a existência de responsável sobre a avaria ou desaparecimento do material, ficará esse responsável sujeito à pena de substituição, reparação ou indenização, conforme o caso. Se o valor de mercado do bem não ultrapassar à cota de R$ 8.000,00 (oito mil reais) e o seu perdimento foi originado por servidor previamente identificado, a quem cabia a guarda do material e por conduta não intencional lhe deu causa, a unidade deverá se valer do TERMO CIRCUNSTANCIADO ADMINISTRATIVO (TCA).

Conforme Instrução Normativa 205/88:

10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando:

a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou
b) não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão, ou instituída comissão especial pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferência e passagem do material.


10.7.1. Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.

10.7.2. A passagem de responsabilidade deverá ser feita obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

10.8. Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade.

  1. Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.

10.1. É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.


 
8.1. Os tipos de Inventários Físicos são:
c) de transferência de responsabilidade - realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora ;

RECEBIMENTO EM DOAÇÃO
Pessoa Física ou Jurídica

O recebedor dos bens doados, deverá enviar memorando eletrônico a Divisão de Patrimônio via SIPAC fazendo referência ao recebimento dos material(is)/bem(ns) ou equipamento(s) e à sua finalidade/aplicação,  juntamente com o termo de doação preenchido e assinado pela Reitora, doador e testemunhas, assim como os demais documentos conforme relação abaixo, para cumprimento das rotinas de tombamento, entendidas como: fixação da etiqueta com o número de tombo, transferência do bem e emissão do respectivo Termo de Responsabilidade.
Todos os materiais de grande ou pequeno porte deverão ser fotografado pela equipe de patrimônio e as imagens inseridas no processo.
Após concluído os tramites patrimoniais o processo deverá ser encaminhamento para registro nos controles contábeis.
 
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA:
  1. Termo de doação disponível, no endereço: https://www.ufgd.edu.br/coordenadoria/cogesp/documentos-baixar
Aba: Documentos para Baixar   >  “Termo de Doação”.
  1. Cópia dos documentos do doador se pessoa física (RG e CPF);
  2. Cópia da nota fiscal do(s) bem(ns);
Obs: Caso não possua a Nota Fiscal, a comissão de avaliação, deverá atribuir um valor ao(s) bem(ns), conforme determina a Instrução de Serviço nº 103 de 28/06/2017;
  1. Termo de Autorização assinada (Diretor/Pró-Reitor) da Unidade acadêmica ou administrativa autorizando o tombamento do Bem, na unidade sob sua responsabilidade; (modelo disponível na sitio do patrimônio) Na aba: Documentos para Baixar“Termo de Autorização de Carga Patrimonial”..
 
  1. Enviar em anexo via memorando eletrônico - (SIPAC) toda a documentação para a Divisão de Patrimônio – DPGIM/COGESP, para análise e abertura de processo.

Procedimento Padrão:
            Os pesquisadores deverão enviar em anexo via memorando eletrônico - (SIPAC) toda a documentação abaixo arrolada para a Divisão de Patrimônio – DPGIM, para análise, tombamento e autuação, solicitando o tombamento dos bens adquiridos com verbas dos órgãos de fomento (CNPQ \ CAPES \ FINEP \ FUNDECT entre outros), após o recebimento dos documentos será enviado ao pesquisador e-mail com agendamento de data para registro de imagens dos bens, assim como a emissão de relatório do sistema de patrimônio e afixação de etiqueta no equipamento.
 
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA:
1.         Cópia legível das Notas Fiscais;
2.         Termo de Outorga e/ou Aceitação;
3.         Cópia de Convênio e/ou Projeto;
4.         Termo de Depósito - Somente CNPQ;
5.         Termo de Autorização assinada (Diretor/Pró-Reitor) da Unidade acadêmica ou administrativa autorizando o tombamento do Bem, na unidade sob sua responsabilidade; (modelo disponível na sitio do patrimônio);
6.         1(uma) via preenchida e assinada pelo pesquisador ou Coordenador do projeto, do Formulário para Registro de Bens Patrimonial de Projeto; (modelo disponível na sitio do patrimônio);
https://www.ufgd.edu.br/coordenadoria/cogesp/documentos-baixar
Dúvidas deverão ser sanadas através do e-mail: dpgim.cogesp@ufgd.edu.br
            Todos os materiais de grande ou pequeno porte deverão ser fotografado pela equipe de patrimônio e as imagens inseridas no processo administrativo.
            

Durante a vigência do projeto os bens adquiridos deverão ser registrados no patrimônio da UFGD, tendo como origem, “Bem de Terceiro” – (tombamento provisório); a guarda, conservação, manutenção, e ainda os prejuízos que porventura provierem durante toda a duração do projeto é de total responsabilidade do pesquisador, portanto para que haja um controle efetivo de todos os bens alocados nas dependências da Universidade é vedada a transferência de qualquer equipamento para outro local ou estabelecimento sem prévia e expressa anuência da Divisão de Patrimônio.
            Ao término da vigência do projeto de pesquisa ou extensão os bens doados para UFGD, deverão ser encaminhados a divisão de Patrimônio para a realização do tombamento definitivo e afixação de plaquetas, visto que após esse procedimento o bem deverá ser entregue e lotado na unidade acadêmica ou administrativa em que o projeto está vinculado para uso coletivo e atendimento da comunidade acadêmica em geral, sendo que a guarda, conservação, manutenção, e ainda os prejuízos que porventura provierem durante toda a vida útil do bem é total responsabilidade dos usuários que forem beneficiados com a utilização do equipamento, atendendo aos preceitos das normativas patrimoniais vigentes, em especial à IN 205/88 – SEDAP, no controle da administração patrimonial.